Rejestracja spółki z o.o. – i co dalej? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców.

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to ważny krok na drodze do prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jednak uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to dopiero początek. Po rejestracji spółki czeka nas jeszcze szereg formalności, których dopełnienie jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania spółki. Poniżej przedstawiamy praktyczną checklistę czynności, jakie należy wykonać po uzyskaniu wpisu do KRS.

1. Zgłoszenie do ZUS

W zależności od struktury spółki, liczby wspólników oraz kwestii zatrudnienia pracowników lub współpracowników, spółka będzie podlegała różnym obowiązkom związanym ze zgłoszeniem oraz opłacaniem składek ZUS.

Zgłoszenia należy dokonać na odpowiednim formularzu w terminie 7 dni od dnia zarejestrowania spółki w KRS, jak również każdorazowego nawiązania stosunku pracy lub współpracy.

2. Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do CRBR

CRBR to rejestr publiczny, utworzony i zarządzany przez Ministra Finansów, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych podmiotów wymienionych w art. 58 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako „Ustawa o AML”) oraz osobach uprawnionych do reprezentacji tych podmiotów albo powiernikach lub osobach zajmujących stanowisko równoważne.

Zgodnie z Ustawą o AML każda spółka z o.o. ma obowiązek zgłosić beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Zgłoszenia należy dokonać w terminie 14 dni od dnia wpisu spółki do KRS.

Zgłoszenie odbywa się online i wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

3. Rejestracja do VAT (jeśli dotyczy)

Jeśli spółka będzie wykonywała działalność podlegającą obowiązkowi rozliczania VAT, konieczne jest złożenie formularza VAT-R. Choć dane z KRS trafiają automatycznie do urzędu skarbowego, VAT-R należy złożyć oddzielnie, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT.

Rejestracja VAT może wiązać się z obowiązkiem przedłożenia dodatkowych dokumentów, takich jak np. umowa najmu lokalu, dowody posiadania rachunku bankowego oraz oświadczenie o planowanej działalności.

4. Założenie firmowego rachunku bankowego

Po zarejestrowaniu spółki niezbędne jest otwarcie firmowego rachunku bankowego. Będzie on niezbędny m.in. do płatności podatkowych (mikrorachunek podatkowy), opłacania składek ZUS oraz dokonywania przelewów dla kontrahentów.

Pamiętaj, że numer rachunku bankowego należy zgłosić do urzędu skarbowego (formularz NIP-8).

5. Obowiązek zapłaty podatku PCC

Po zarejestrowaniu spółki jednym z obowiązków, o którym nie można zapomnieć, jest zapłata podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) od kapitału zakładowego. Obowiązek ten dotyczy zarówno sytuacji, w której kapitał zakładowy zostaje wniesiony w formie wkładów pieniężnych jak i aportów (np. nieruchomości, maszyny, inne składniki majątku).

Podatek PCC od wniesienia kapitału zakładowego powstaje w momencie zawarcia umowy spółki, która określa wysokość tego kapitału. Stawka podatku PCC wynosi 0,5% od wysokości kapitału zakładowego spółki pomniejszonego o opłatę związaną z rejestracją spółki w KRS.

W przypadku zawarcia umowy spółki przed notariuszem podatek PCC zostanie pobrany wraz z zapłatą za sporządzenie aktu notarialnego. W przypadku rejestracji spółki przez S24 deklarację PCC-3 należy złożyć samodzielnie w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki.

6. Zgłoszenie danych uzupełniających na formularzu NIP-8

Formularz NIP-8 służy do zgłoszenia danych uzupełniających do urzędu skarbowego oraz GUS. Należy go złożyć w terminie 21 dni od daty rejestracji spółki w KRS.

W zgłoszeniu należy podać m.in. numer rachunku bankowego, miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, kod PKD dotyczący przeważającej działalności oraz przewidywaną liczbę pracowników.

7. Obowiązki księgowe

Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. W związku z tym warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego lub zatrudnić księgowego. Na spółce ciąży bowiem obowiązek ewidencjonowania każdej transakcji. Dodatkowo spółka zobowiązana jest do bieżącego kontrolowania stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa oraz sporządzenia corocznego sprawozdania finansowego.

8. Przygotowanie dokumentacji korporacyjnej

Aby spółka z o.o. mogła sprawnie działać w praktyce, warto od razu zadbać o uporządkowanie dokumentacji korporacyjnej. Nie wszystkie dokumenty są wymagane przepisami prawa, ale ich posiadanie znacznie ułatwia funkcjonowanie spółki oraz chroni interesy wspólników i zarządu.

Co należy przygotować?

• rejestr wspólników,
• procedurę AML (w przypadku instytucji obowiązanych na postawie Ustawy o AML),
• regulaminy (np. zarządu, wynagradzania),
• wewnętrzne procedury.

Podsumowanie

Rejestracja spółki z o.o. to dopiero pierwszy krok w prowadzeniu własnej działalności. Aby zapewnić spółce prawidłowe funkcjonowanie niezbędne jest zatem dopełnienie szeregu obowiązków, które ciążą na spółce tuż po jej rejestracji w KRS. Ich niedopełnienie może skutkować sankcjami administracyjnymi, a także utrudniać bieżące funkcjonowanie spółki. Warto więc zadbać o te kwestie od razu, najlepiej z pomocą prawnika lub doradcy podatkowego.

Jeśli masz pytania dotyczące obowiązków po rejestracji spółki, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią – pomożemy Ci przejść przez ten proces sprawnie i bezpiecznie.