Jak skutecznie odzyskiwać należności od niepłacących kontrahentów?
Podstawą stabilności finansowej firmy jest terminowy i wpływ należności od kontrahentów. Płynność finansowa może zostać poważnie nadszarpnięta przez brak terminowych płatności. Co zrobić, gdy kontrahent opóźnia się z płatnościami lub całkowicie ignoruje swoje zobowiązania? W takich sytuacjach wiedza o efektywnych metodach odzyskiwania długów może być bardzo przydatna. Jeśli choć raz Twój Klient spóźnił się z opłaceniem faktury — ten artykuł jest dla Ciebie. Wyjaśnię w nim, jakie kroki można podjąć w tej sytuacji, bez konieczności pogłębiania konfliktów i narażania dobrych relacji biznesowych.
Kontrahent nie płaci? Zweryfikuj przyczynę!
Przed podjęciem jakichkolwiek kroków formalnych, kluczowe jest zrozumienie przyczyn problemu z długiem. Często za opóźnieniami stoją takie błahostki, jak zwykłe zapomnienie, czy przeoczenie faktury. W innych sytuacjach mogą to być oczywiście poważniejsze problemy finansowe Twojego kontrahenta. W dzisiejszym wpisie poznasz podstawowe sposoby radzenia sobie z nierzetelnym kontrahentem.
Pierwszy krok do odzyskania należności — komunikacja
Nieocenione znaczenie ma tutaj uprzejma, ale stanowcza komunikacja. Przygotuj przemyślaną wiadomość, która przypomni dłużnikowi o zaległościach i poinformuje o konsekwencjach prawnych nieregulowania zobowiązań. Albo po prostu do niego zadzwoń. Ważne jest, aby na tym etapie nie eskalować jeszcze konfliktu – zachowaj profesjonalny ton i zostaw przestrzeń do dalszych rozmów.
A może negocjacje?
Jeśli dłużnik zalega z płatnością, ale jest otwarty na kontakt, warto rozważyć podjęcie z nim negocjacji mających na celu rozłożenie płatności na raty lub odroczenie terminu płatności zobowiązania. Propozycja elastycznego planu spłaty może być rozwiązaniem korzystnym dla obu stron. Takie podejście pozwala uniknąć postępowania sądowego, które jest czasochłonne i generuje dodatkowe koszty. Ty otrzymasz swoje pieniądze (z opóźnieniem, ale otrzymasz), a dłużnik zyska możliwość spłaty zobowiązania bez konieczności uczestnictwa w procesie sądowym.
A jeśli negocjacje nie przynoszą oczekiwanych rezultatów…
Jeśli początkowe próby polubownego rozwiązania problemu nie przyniosą efektów, konieczne może być formalne wezwanie do zapłaty. To oficjalny dokument, który informuje dłużnika o konsekwencjach prawnych niewywiązania się z obowiązków. Warto pamiętać, że wezwanie powinno być dostarczone w sposób umożliwiający potwierdzenie jego odbioru, czyli np. za pośrednictwem listu poleconego.
Przepisy nie określają, jak dokładnie powinno wyglądać wezwanie do zapłaty, ale przyjęte powszechnie są pewne ramy, w których powinno się ono zamykać.
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia — podaj dokładną datę i miejsce, gdzie pismo zostało napisane,
- dane wierzyciela — jeśli działasz jako jednoosobowa działalność gospodarcza, uwzględnij imię, nazwisko, adres, nazwę firmy i numer NIP; dla spółek dodaj również numer KRS,
- dane dłużnika — pełne dane Twojego dłużnika,
- oznaczenie pisma — tytuł dokumentu jako „wezwanie do zapłaty” (możesz je również zatytułować jako „przedsądowe wezwanie do zapłaty”, bądź “ostateczne wezwanie do zapłaty”),
- szczegółowy opis wierzytelności — numer faktury lub rachunku (podstawę zobowiązania dłużnika), datę wymagalności roszczenia (czyli od kiedy dłużnik pozostaje w zwłoce w płatności), ewentualne odsetki,
- termin i sposób zapłaty — wyraźnie wskaż, do kiedy i w jaki sposób dług powinien zostać uregulowany (np. przelewem w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania),
- numer konta bankowego — podaj numer, na który dłużnik ma przelać należne środki.
Dołącz również uzasadnienie opisujące okoliczności powstania długu i załącz odpowiednie dokumenty potwierdzające Twoje roszczenie. Na koniec wskaż możliwe konsekwencje prawne nieuregulowania zobowiązań, takie jak skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego i pokrycie dodatkowych kosztów przez dłużnika (np. kosztów procesu i kosztów zastępstwa procesowego).
„Spotkamy się w sądzie!”
Gdy wspomniane wyżej metody zawiodą, konieczne będzie wszczęcie postępowania sądowego. Skierowanie powództwa do sądu powszechnego powinno być ostatnim z podejmowanych kroków, po wyczerpaniu polubownych — zasadnych w Twojej sytuacji — metod polubownego rozwiązywania sporów. Na tym etapie warto skorzystać z usług doświadczonego radcy prawnego lub adwokata, który przygotuje pozew spełniający niezbędne warunki formalne i odpowiednio zabezpieczający Twoje interesy, a także będzie Cię reprezentował w sądzie.
Czytaj też: Jak skutecznie dochodzić swoich praw w sprawie o zapłatę?
Jeśli po przeprowadzeniu postępowania sądowego dłużnik nadal nie płaci — po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia i klauzuli wykonalności ostatnim etapem jest egzekucja komornicza. Komornik w Twoim imieniu podejmie działania mające na celu ściągnięcie zaległych środków.
Podsumowanie — jak odzyskać należności, gdy kontrahent nie płaci?
Odzyskiwanie długów wymaga metodycznego podejścia. Pamiętaj, że każda sytuacja jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Nie zapominaj również o tym, że zachowanie profesjonalizmu i otwartości na negocjacje często przynosi lepsze rezultaty niż bezpośrednia konfrontacja. Nie zwlekaj zbyt długo z odzyskaniem należności, ale podejmuj przy tym przemyślane kroki – Twoje aktualne działania mogą zaważyć na przyszłości Twojej firmy.
Twój kontrahent spóźnia się z zapłatą faktury? A może pożyczyłeś komuś pieniądze, których do tej pory Ci nie oddał? Skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy sytuację, w której się znajdujesz i znajdziemy najlepsze rozwiązanie, które pomoże Ci odzyskać dług.
Nasza Kancelaria wspiera osoby fizyczne oraz przedsiębiorców w toku procesów sądowych. Więcej o świadczonej przez nas pomocy prawnej przeczytasz m.in. tu (spory sądowe) i tu (windykacja).
